Nooit meer mailproblemen? Stap eenvoudig over naar Office365

Veel ondernemers die bij ons binnenkomen met mailproblemen zijn daar op dat moment behoorlijk gefrustreerd over. Dat is heel begrijpelijk, want als je de stabiliteit van je zakelijke mail niet kunt vertrouwen, ben je continu bang dat je je klanten teleurstelt en daarnaast omzet misloopt. Wat als die belangrijke klant al lang heeft teruggemaild, maar je die e-mail gewoon niet ontvangt? Duurt het gewoon een beetje lang voordat die nieuwe klant reageert, of is jouw e-mail niet aangekomen? En achter je mail aan bellen, dat staat niet echt professioneel.
Goed werkende e-mail is, kortom, van fundamenteel belang voor ieder bedrijf. Het zorgt voor bereikbaarheid richting klanten en leveranciers en het is in veel gevallen je belangrijkste communicatiemiddel. Toch ervaren veel ondernemers problemen met hun zakelijke mail. Negen van de tien keer komt dat door één simpele oorzaak.

Vertrouwde, gratis IMAP-mailbox werkt omslachtig en veroorzaakt problemen

Deze ondernemers mailen namelijk vaak nog via de gratis mailbox die ze ooit bij hun website hebben gekregen. In de meeste gevallen zat die mailbox gratis bij een hostingpakket, dus hebben ze die voor het gemak ook maar gewoon in gebruik genomen. Dat in gebruik nemen is overigens nog niet zo eenvoudig: je herinnert je wellicht nog dat je allemaal poortnummers, wachtwoorden en IMAP-servers moest invullen of laten invullen om ‘m werkend te krijgen.
We hebben het dus over de welbekende IMAP-mailbox. Dat was tot enige tijd geleden een moderne oplossing die nagenoeg elke hostingprovider aanbood, maar de tijd staat niet stil. Deze mailboxen zijn inmiddels wat achterhaald en veroorzaken bovendien de nodige problemen.
Die problemen zijn tweeledig:

• Een IMAP-mailbox moet je op ieder apparaat configureren met de juiste IMAP-instellingen. Niet moeilijk voor als je dat vaak hebt gedaan of enigszins weet hoe e-mail werkt, maar veel ondernemers zijn hier niet in thuis en hebben ook helemaal geen zin om zich hierin te verdiepen. Dan kan het in gebruik nemen van een nieuwe smartphone bijvoorbeeld al een reden zijn om weer contact te moeten opnemen met je webhosting-provider om je e-mail weer werkend te krijgen. Niet bepaald handig.
• Je mailt via een virtuele server van je webhosting-provider, niet via een echte fysieke server. Dat kan ervoor zorgen dat je e-mails eerder als spam worden aangezien door spamfilters of dat ze zelfs helemaal worden geblokkeerd voor verzending of ontvangst. Je bent daarbij geheel afhankelijk van hoe goed jouw webhosting-provider is in het bijhouden van de noodzakelijke mailinstellingen, zoals DNS records. Het is in technisch opzicht geen optimale oplossing.
• Om e-mailproblemen voorgoed achter je te kunnen laten, zijn er inmiddels twee veelgebruikte oplossingen op de markt Google Apps en Office 365. Ze zijn allebei uitstekend geschikt voor nagenoeg ieder mkb-bedrijf.

Nieuwe oplossingen: Google Workspace en Office 365

Google Workspace is, zoals de naam al verraadt, het zakelijke pakket van Google. Voorheen heette het G Suite. Gebruik je privé al Gmail? Dan vind je de zakelijke Google Workspace waarschijnlijk erg intuïtief en makkelijk in gebruik. Voor ondernemers die al veel Google-tools (zoals Gmail) gebruiken en daar goed mee kunnen omgaan, is Google Workspace dus een voor de hand liggende oplossing. Het grote voordeel van Google Workspace is daarnaast dat je gebruik maakt van alles wat Google te bieden heeft: Google Maps, Google Meet, Google Drive en uiteraard de beste zoekmachine ter wereld.
Microsoft Office 365 wordt echter verreweg het meest gebruikt in het zakelijke segment. Dat kan een belangrijke reden zijn om ook voor jouw bedrijf voor Office 365 te kiezen, omdat (bestaande én nieuwe) medewerkers hier waarschijnlijk het prettigst mee kunnen werken. Outlook is van oudsher het meest volledige e-mailprogramma dat er bestaat en een zakelijk abonnement op Office 365 komt compleet met onder meer Word, PowerPoint, SharePoint, OneDrive, Teams en Excel. In bijna ieder bedrijf worden wel één of meer van die programma’s gebruikt, dus is het logisch ook je zakelijke e-mail onder te brengen binnen Office 365.

Overstappen is simpel met onze overstapservice

Veel ondernemers vinden het echter spannend om over te stappen met hun zakelijke e-mail. Dat is ook niet zo gek, want het laatste wat je wilt is dat je onverhoopt uit de lucht bent en alsnog e-mail misloopt. Zelf je overstap regelen is ook allesbehalve eenvoudig, want je moet een hoop complexe details instellen waarbij je gewoonweg wat technische kennis nodig hebt. Toch is het belangrijk om op den duur, maar liefst zo snel mogelijk, wel die overstap in orde te maken, want oude IMAP-mailboxen gaan op termijn steeds vaker problemen veroorzaken.
Daarom bieden we bij 53 Graden Noord proactief een overstapservice naar Microsoft Office 365 aan voor onze klanten die nog mailen via een IMAP-oplossing. Overstappen is ook verstandig als je nog nooit problemen hebt ervaren, want we denken dat het beter is om eventuele problemen voor te zijn dan dat je ze op den duur onder tijdsdruk moet zien op te lossen. De verhuizing van een bestaand e-mailadres naar Office 365 kost eenmalig €47,50. Je hebt dan nergens meer omkijken naar. Tijdens de overstap blijf je gewoon per e-mail bereikbaar en is er geen downtime. Je hoeft dus geen moment bang te zijn dat je e-mails mist.

Een zakelijk Office 365 abonnement kost vervolgens €9,- per maand, inclusief de zakelijke mail. Veel van onze klanten betalen echter al een maandelijks (of jaarlijks) bedrag aan Microsoft voor het zakelijke gebruik van bijvoorbeeld Word, Excel of Teams. Daar kan de zakelijke e-mail dan ook bij worden ondergebracht. In de praktijk hoeft het in gebruik nemen van deze toekomstbestendige e-mailoplossing dus helemaal niet zoveel duurder te zijn dan de huidige inrichting.

Ben je nog geen klant van ons? Ook dan kunnen we helpen met het in gebruik nemen van Office 365 inclusief zakelijke e-mail, ook als je elders al een zakelijke e-mailadres hebt. Gebruik je liever Google Workspace dan Outlook? Daar hebben we ook oplossingen voor. Neem dus vandaag nog vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.